Algemene Voorwaarden Fitter Future (ENGLISH terms and conditions scroll down)

1. TOEPASSELIJKHEID ALGEMENE VOORWAARDEN

1.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen consumenten en Fitter Future (hierna: Fitter Future) met betrekking tot deelname aan coaching, training of sportactiviteiten die door Fitter Future worden aangeboden of verzorgd.

1.2. Door het aanschaffen van een abonnement, strippenkaart of pakket, of door deel te nemen aan een training of coaching, stemt de deelnemer in met deze Algemene Voorwaarden.

1.3. Afwijking van deze Algemene Voorwaarden is alleen mogelijk indien dit vooraf schriftelijk is overeengekomen. In dat geval worden de betreffende voorwaarden geheel of gedeeltelijk buiten toepassing gelaten.

2. ABONNEMENTEN

2.1. Een abonnement is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar, tenzij vooraf schriftelijke toestemming is gegeven door een bevoegde vertegenwoordiger van Fitter Future.

2.2. Een abonnement wordt na de initiële abonnementsduur automatisch maandelijks stilzwijgend verlengd.

2.3. De eerste betaling verloopt via iDeal of handmatige overschrijving. Deze is doorgaans pro rato (vanaf startdatum tot einde van de startmaand).

2.4. Betaling na de eerste termijn verloopt via automatische incasso.

2.5. Afhankelijk van het abonnement worden credits toegekend (bijv. 1–4 credits per week). Deze dienen binnen de afgesproken geldigheidsperiode te worden gebruikt; ongebruikte credits vervallen automatisch na het einde van het abonnement.

2.6. Fitter Future is gerechtigd om jaarlijks de abonnementsprijs te indexeren met maximaal 10%. Hierover hoeft geen voorafgaande melding te worden gedaan.

2.7. Bevriezing van het abonnement is alleen mogelijk in geval van zwangerschap (max. 9 maanden) of medische redenen zoals blessures (max. 12 weken). Fitter Future kan om een medische of werkgeversverklaring vragen. De minimale looptijd van het abonnement wordt in dat geval verlengd.

2.8. Opzegging van een abonnement dient ten minste 4 weken voor de volgende maand te gebeuren. Opzegging dient schriftelijk per e-mail te worden verstuurd naar: info@fitterfuture.nl. Vermeld hierin je naam, e-mailadres en eventueel de reden van opzegging.

2.9. Credits zijn niet restitueerbaar.

2.10. Verhuizing en abonnement
Indien een deelnemer verhuist naar een adres dat meer dan 15 kilometer verder ligt van de locatie van Fitter Future, gerekend vanaf het woonadres op het moment van het afsluiten van het abonnement, heeft de deelnemer het recht om het abonnement kosteloos te wijzigen of op te zeggen.

Bij verhuizing binnen dezelfde woonplaatsals waar het abonnement is afgesloten, geldt dit recht alleen indien de afstand tot Fitter Future met meer dan 5 kilometer toeneemt ten opzichte van het oorspronkelijke woonadres.

Fitter Future kan de deelnemer in beide gevallen verzoeken om een bewijs van adreswijziging te overleggen. Voor opzegging geldt een opzegtermijn van 4 weken.

3. DEELNAME & AFGELASTING TRAININGEN

3.1. Trainingen worden vooraf ingepland. Het is de verantwoordelijkheid van beide partijen om op tijd aanwezig te zijn. Uitloop is niet mogelijk, tenzij schriftelijk afgesproken.

3.2. Bij afmelding korter dan 24 uur van tevoren voor Personal (group) training, vervalt de credit. Bij groepslessen geldt een afmeldtermijn van 2 uur van tevoren; anders vervalt ook hier de credit.

3.3. Tijdig afgemelde sessies kunnen in overleg binnen 4 weken worden ingehaald, mits er ruimte is. Voor een inhaaltraining als 1-op-1 sessie kan een toeslag gelden.

3.4. Er kan uitsluitend worden deelgenomen na betaling via credit-inlevering. Voor de Personal (group) Training sessies wordt er ingepland op afspraak.

3.5. Indien een training door Fitter Future wordt afgelast (buiten overmacht), krijgen deelnemers de mogelijkheid tot vergoeding of kosteloze verplaatsing.

3.6. Bij afgelasting door overmacht (bijv. gevaarlijk weer), wordt in overleg een herplanningsmogelijkheid aangeboden. Credits blijven geldig.

3.7. Bij storend of hinderlijk gedrag kan een deelnemer worden uitgesloten van verdere deelname. Kosten blijven voor rekening van de deelnemer.

4. AANSPRAKELIJKHEID

4.1. Deelname aan trainingen is volledig op eigen risico.

4.2. Fitter Future en haar trainers zijn niet aansprakelijk voor blessures, lichamelijk letsel of verlies van eigendommen.

4.3. Adviezen van trainers zijn vrijblijvend en worden op eigen verantwoordelijkheid opgevolgd.

4.4. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het inschatten van zijn/haar fysieke geschiktheid en wordt geadviseerd medisch advies in te winnen bij twijfel.

4.5. Fitter Future behoudt zich het recht voor om deelnemers uit te sluiten van deelname bij twijfel over fysieke geschiktheid.

4.6. De deelnemer verklaart verzekerd te zijn tegen schade voortvloeiend uit deelname.

4.7. De deelnemer doet onherroepelijk afstand van enig recht op schadevergoeding, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.

5. PRIVACY

5.1. Fitter Future hecht grote waarde aan privacy. Persoonsgegevens worden niet verkocht of gedeeld met derden zonder uitdrukkelijke toestemming.

5.2. E-mailadressen worden gebruikt voor communicatie en nieuwsbrieven via beveiligde systemen zoals Mailchimp en Virtuagym.

5.3. Persoonlijke notities (zoals blessures of zwangerschap) worden uitsluitend met toestemming opgeslagen en zijn enkel zichtbaar voor trainers.

5.4. Er worden geen medische gegevens opgeslagen. Mocht je dit niet willen, dan kan de situatie mondeling worden besproken voor veiligheid van jou en andere deelnemers.

5.5. Fitter Future behoudt zich het recht voor om foto’s of video’s te maken tijdens lessen, die voor social media of commerciële doeleinden gebruikt kunnen worden. Je kunt altijd aangeven hier niet aan mee te willen doen.

6. GESCHILLEN & TOEPASSELIJK RECHT

6.1. Van deze Algemene Voorwaarden kan uitsluitend schriftelijk worden afgeweken.

6.2. Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

6.3. Geschillen die niet in overleg kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.

7. BETALINGEN ABONNEMENT

7.1. De betaling van de abonnementskosten geschiedt door middel van automatische incasso. Deze zal aan het einde van iedere kalendermaand worden uitgevoerd.

7.2. De deelnemer dient ten tijde van de incasso te zorgen voor voldoende saldo op de opgegeven bank– of girorekening.

7.3. Indien het verschuldigde bedrag om welke reden dan ook niet kan worden geïncasseerd, behoudt Fitter Future zich het recht voor om €10,– aan storno- en administratiekosten per mislukte incasso in rekening te brengen.

7.4. Bij het uitblijven van betaling heeft Fitter Future het recht om de toegang tot trainingen en/of faciliteiten tijdelijk te ontzeggen totdat de openstaande bedragen volledig zijn voldaan.

7.5. Indien Fitter Future genoodzaakt is de vordering ter incasso uit handen te geven aan een gerechtsdeurwaarder of incassobureau, zullen alle buitengerechtelijke kosten op de deelnemer worden verhaald. Deze bedragen 15% van het verschuldigde bedrag met een minimum van €25,–.

8. FEESTDAGEN & VAKANTIES

8.1. Tijdens erkende feestdagen kan Fitter Future gesloten zijn. Het sluiten op deze dagen geeft geen recht op restitutie of vermindering van de abonnementskosten.

8.2. In vakantieperiodes, zoals de zomervakantie, kan Fitter Future een aangepast zomerrooster hanteren. Tijdens deze periode kunnen lessen worden samengevoegd of op andere tijdstippen worden aangeboden.

8.3. Aanpassingen in het rooster gedurende vakanties of feestdagen geven geen recht op vermindering van de abonnementskosten of restitutie.

9. KLEDING- EN TEXTIELVOORSCHRIFTEN

9.1. Deelnemers zijn verplicht om uiterlijk na de eerste week van het abonnement te beschikken over correcte sportkleding, bestaande uit onder andere een sportbroekje en sportshirt. Geen correcte sportkleding betekent geen deelname aan de training.

9.2. In de fitnesszaal en kickbokszaal is het dragen van schone en correcte sportkleding verplicht, evenals het gebruik van een handdoek (bijvoorbeeld bij zweten).

9.3. Groepslessen die op de bovenverdieping plaatsvinden, worden op blote voeten gevolgd.

9.4. In de fitnessruimte op de benedenverdieping zijn schone sportschoenen verplicht.

10. ORDE- EN INSTRUCTIEVOORSCHRIFTEN

10.1. Het is niet toegestaan om drugs, alcohol of rookartikelen te gebruiken binnen de faciliteiten van Fitter Future. Overtreding hiervan leidt tot onmiddellijke ontzegging van toegang.

10.2. Deelnemers dienen zich te houden aan alle instructies van trainers van Fitter Future, evenals aan de geldende huisregels met betrekking tot kleding, orde en discipline.

10.3. Bij herhaaldelijke of ernstige overtreding van deze instructies of reglementen, behoudt Fitter Future zich het recht voor om de deelnemer (tijdelijk of permanent) de toegang tot de faciliteiten en/of trainingen te ontzeggen.

11. VEILIGHEID EN AANSPRAKELIJKHEID

11.1. Fitter Future en haar medewerkers zijn niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijke eigendommen binnen de accommodatie.

11.2. Deelnemers zijn zich bewust van de mogelijke risico’s die gepaard gaan met fysieke trainingen. Deelname geschiedt volledig op eigen risico.

11.3. Eventuele schade of letsel die ontstaat tijdens trainingen is voor eigen rekening van de deelnemer. De deelnemer vrijwaart Fitter Future van iedere aansprakelijkheid dienaangaande.

12. KLACHTEN

12.1. Heeft u een klacht over de begeleiding of behandeling door een medewerker van Fitter Future, dan wordt aangeraden om dit eerst in een gesprek met de betreffende coach of trainer te bespreken. U kunt iemand meenemen ter ondersteuning tijdens dit gesprek.

12.2. Indien een gesprek niet tot een oplossing leidt, kunt u een schriftelijke klacht indienen. Klachten kunnen gericht worden aan:
- De Klachtencommissie
- De Commissie van Toezicht
- Het Regionaal Tuchtcollege

12.3. De keuze van de instantie hangt af van uw doel; de bevoegdheid tot het nemen van maatregelen verschilt per instantie. Elke commissie behandelt uw klacht vertrouwelijk en onafhankelijk. De behandeling is kosteloos, met uitzondering van eventuele eigen juridische bijstand.

12.4. De klacht dient schriftelijk en ondertekend te worden ingediend door u als deelnemer (of namens u, met machtiging). Vermeld duidelijk uw naam, adres en de naam/adres van Fitter Future. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.

12.5. Fitter Future zal zich inspannen om de klacht zo snel en correct mogelijk af te handelen.

13. OVERIGE BEPALINGEN

13.1. In gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden niet voorzien, beslist uitsluitend de directie van Fitter Future.

14. PRIVACYVERKLARING

14.1. Dit is een privacyverklaring van Fitter Future, gevestigd te (1431GZ) Aalsmeer aan de Witteweg 53, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 52403661.

14.2. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

14.3. Gebruik van persoonsgegevens: Wij verwerken persoonsgegevens van u in situaties zoals aanmelding, inschrijving voor activiteiten, bezoek aan website/socials, wijzigingsverzoeken of contactmomenten.

14.4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij: naam, adres, geboortedatum, contactgegevens, bankgegevens, geslacht en vrijwillig verstrekte gezondheidsinformatie.

14.5. Wij gebruiken deze gegevens voor: uitvoering lidmaatschap, communicatie, administratie, optimalisatie van diensten en registratie van deelname.

14.6. Uw rechten: U kunt via info@fitterfuture.nl verzoeken indienen tot inzage, wijziging, verwijdering of bezwaar tegen verwerking van uw gegevens.

14.7. Gebruik van beeldmateriaal: Beelden kunnen worden gedeeld via onze media, tenzij u hiertegen bezwaar maakt (zie 14.6).

14.8. Beveiliging: Uw gegevens worden adequaat beveiligd en alleen gebruikt voor vermelde doeleinden.

14.9. Derden: Wij maken gebruik van systemen zoals boekhoud- en ledenadministratieprogramma’s die voldoen aan de AVG.

14.10. Bewaartermijn: Gegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk of functioneel noodzakelijk is.

14.11. Wijzigingen: Deze verklaring kan worden aangepast. Raadpleeg regelmatig onze website voor de meest actuele versie.

General Terms and Conditions Fitter Future ENGLISH VERSION

1. APPLICABILITY OF GENERAL TERMS AND CONDITIONS

1.1. These General Terms and Conditions apply to all legal relationships between consumers and Fitter Future (hereinafter: Fitter Future) regarding participation in coaching, training, or sports activities offered or provided by Fitter Future.

1.2. By purchasing a subscription, punch card, or package, or by participating in a training or coaching session, the participant agrees to these General Terms and Conditions.

1.3. Deviations from these General Terms and Conditions are only possible if agreed upon in writing in advance. In such cases, the relevant provisions are wholly or partially waived.

2. SUBSCRIPTIONS

2.1. A subscription is strictly personal and non-transferable unless prior written consent has been given by an authorized representative of Fitter Future.

2.2. After the initial subscription period, a subscription is automatically extended monthly without notice.

2.3. The first payment is made via iDeal or manual transfer. This is usually pro-rata (from the start date until the end of the starting month).

2.4. Payments after the initial term are made via direct debit.

2.5. Depending on the subscription, credits are allocated (e.g., 1–4 credits per week). These must be used within the agreed validity period; unused credits automatically expire at the end of the subscription.

2.6. Fitter Future is entitled to annually index the subscription price by a maximum of 10%. No prior notice is required for this.

2.7. Freezing the subscription is only possible in case of pregnancy (max. 9 months) or medical reasons such as injuries (max. 12 weeks). Fitter Future may request a medical or employer's statement. The minimum term of the subscription is extended accordingly.

2.8. Termination of a subscription must be done at least 4 weeks before the start of the next month. Termination must be submitted in writing via email to: info@fitterfuture.nl. Include your name, email address, and optionally the reason for termination.

2.9. Credits are non-refundable.

2.10. Relocation and subscription If a participant relocates to an address that is more than 15 kilometers further from the Fitter Future location, measured from the residential address at the time the subscription was taken out, the participant has the right to modify or terminate the subscription free of charge.

In the case of relocation within the same town or city where the subscription was taken out, this right only applies if the distance to Fitter Future increases by more than 5 kilometers compared to the original residential address.

Fitter Future may request proof of address change in both cases. A notice period of 4 weeks applies for termination.

3. PARTICIPATION & CANCELLATION OF TRAININGS

3.1. Trainings are scheduled in advance. It is the responsibility of both parties to be present on time. Overruns are not possible unless agreed upon in writing.

3.2. For cancellations less than 24 hours in advance for Personal (group) training, the credit will be forfeited. For group classes, a cancellation period of 2 hours applies; otherwise, the credit will also be forfeited.

3.3. Timely canceled sessions can be rescheduled within 4 weeks by mutual agreement, provided there is availability. A surcharge may apply for rescheduling as a one-on-one session.

3.4. Participation is only possible after payment via credit redemption. Personal (group) Training sessions are scheduled by appointment.

3.5. If a training session is canceled by Fitter Future (excluding force majeure), participants will be offered a refund or a free rescheduling.

3.6. In case of cancellation due to force majeure (e.g., dangerous weather), a rescheduling option will be offered by mutual agreement. Credits remain valid.

3.7. Participants may be excluded from further participation due to disruptive or inappropriate behavior. Costs remain the participant's responsibility.

4. LIABILITY

4.1. Participation in trainings is entirely at one's own risk.

4.2. Fitter Future and its trainers are not liable for injuries, physical harm, or loss of property.

4.3. Trainer advice is non-binding and followed at one's own responsibility.

4.4. Participants are responsible for assessing their own physical fitness and are advised to seek medical advice in case of doubt.

4.5. Fitter Future reserves the right to exclude participants from participation if there are doubts about their physical fitness.

4.6. The participant declares to be insured against damages resulting from participation.

4.7. The participant irrevocably waives any right to compensation unless there is intent or gross negligence.

5. PRIVACY

5.1. Fitter Future highly values privacy. Personal data is not sold or shared with third parties without explicit consent.

5.2. Email addresses are used for communication and newsletters via secure systems like Mailchimp and Virtuagym.

5.3. Personal notes (such as injuries or pregnancy) are only stored with consent and are only visible to trainers.

5.4. No medical records are stored. If you prefer not to share such details, the situation can be discussed verbally to ensure your and other participants' safety.

5.5. Fitter Future reserves the right to take photos or videos during classes, which may be used for social media or commercial purposes. You can always indicate if you prefer not to participate.

6. DISPUTES & APPLICABLE LAW

6.1. Deviations from these General Terms and Conditions can only be made in writing.

6.2. This agreement is governed exclusively by Dutch law.

6.3. Disputes that cannot be resolved by mutual agreement will be submitted to the competent court.

7. SUBSCRIPTION PAYMENTS

7.1. Subscription payments are made via direct debit, executed at the end of each calendar month.

7.2. The participant must ensure sufficient funds are available in the specified bank or giro account at the time of collection.

7.3. If the due amount cannot be collected for any reason, Fitter Future reserves the right to charge €10 for each failed collection as a return and administrative fee.

7.4. In case of non-payment, Fitter Future has the right to temporarily deny access to trainings and/or facilities until the outstanding amounts have been fully paid.

7.5. If Fitter Future is forced to hand over the claim to a bailiff or collection agency, all extrajudicial costs will be charged to the participant. These amount to 15% of the outstanding sum with a minimum of €25.

8. HOLIDAYS & VACATIONS

8.1. Fitter Future may be closed on recognized public holidays. Closure on these days does not entitle participants to a refund or reduction of subscription fees.

8.2. During vacation periods, such as the summer holidays, Fitter Future may implement an adjusted summer schedule. During this period, classes may be merged or offered at different times.

8.3. Adjustments to the schedule during vacations or public holidays do not entitle participants to a reduction in subscription fees or refunds.

9. CLOTHING AND TEXTILE REGULATIONS

9.1. Participants are required to have appropriate sportswear, including at least sports shorts and a sports shirt, no later than one week after the start of the subscription. Without proper sportswear, participation in training is not allowed.

9.2. In the fitness area and kickboxing room, clean and proper sportswear is mandatory, as well as the use of a towel (e.g., when sweating).

9.3. Group classes held on the upper floor are conducted barefoot.

9.4. Clean sports shoes are mandatory in the fitness area on the ground floor.

10. ORDER AND INSTRUCTION REGULATIONS

10.1. The use of drugs, alcohol, or smoking products is not allowed within Fitter Future's facilities. Violation will result in immediate denial of access.

10.2. Participants must comply with all instructions from Fitter Future trainers and adhere to the house rules regarding clothing, order, and discipline.

10.3. In case of repeated or serious violations of these instructions or regulations, Fitter Future reserves the right to (temporarily or permanently) deny the participant access to the facilities and/or trainings.

11. SAFETY AND LIABILITY

11.1. Fitter Future and its staff are not liable for theft, loss, or damage to personal belongings within the premises.

11.2. Participants are aware of the potential risks associated with physical training. Participation is entirely at one's own risk.

11.3. Any damage or injury incurred during training is the participant's own responsibility. The participant indemnifies Fitter Future against any liability in this regard.

12. COMPLAINTS

12.1. If you have a complaint about the guidance or treatment by a Fitter Future staff member, it is recommended to first discuss this in a conversation with the relevant coach or trainer. You may bring someone for support during this conversation.

12.2. If the conversation does not lead to a solution, you can submit a written complaint. Complaints can be addressed to:

• The Complaints Committee

• The Supervisory Committee

• The Regional Disciplinary Court

12.3. The choice of the body depends on your objective; the authority to take measures varies per body. Each committee handles your complaint confidentially and independently. The process is free of charge, except for any personal legal assistance.

12.4. The complaint must be submitted in writing and signed by you as a participant (or on your behalf, with authorization). Clearly state your name, address, and the name/address of Fitter Future. Anonymous complaints will not be processed.

12.5. Fitter Future will strive to handle the complaint as quickly and properly as possible.

13. OTHER PROVISIONS

13.1. In cases not covered by these General Terms and Conditions, only the management of Fitter Future will decide.

14. PRIVACY STATEMENT

14.1. This is the privacy statement of Fitter Future, located at Witteweg 53, 1431GZ Aalsmeer, registered with the Chamber of Commerce under number 52403661.

14.2. This privacy statement describes which personal data we process, for what purposes this data is used, and what measures we have taken to ensure the processing is lawful, fair, and transparent in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR).

14.3. Use of personal data: We process personal data in situations such as registration, enrollment for activities, visiting the website/socials, modification requests, or contact moments.

14.4. What personal data we collect: name, address, date of birth, contact details, bank details, gender, and voluntarily provided health information.

14.5. We use this data for: membership administration, communication, administration, service optimization, and participation registration.

14.6. Your rights: You can submit requests for access, modification, deletion, or objection to the processing of your data via info@fitterfuture.nl.

14.7. Use of images: Images may be shared via our media unless you object (see 14.6).

14.8. Security: Your data is adequately secured and only used for the stated purposes.

14.9. Third parties: We use systems such as accounting and membership administration programs that comply with the GDPR.

14.10. Retention period: Data is not kept longer than legally or functionally necessary.

14.11. Changes: This statement may be adjusted. Please regularly check our website for the most current version.